Talvez você não se dê conta, mas a avaliação do seu desempenho profissional é feita principalmente nas reuniões. É nessa circunstância que você apresenta seus projetos e mostra como está preparado para debater assuntos relacionados à sua área e a outros setores importantes para o bom desempenho da empresa.

Não importa o seu papel na reunião, seja como líder, seja como integrante do grupo, se você vacilar e não tiver boa participação correrá o risco de acrescentar marcas negativas à sua imagem profissional.

A maneira como você participa das reuniões pode indicar sua competência e o resultado da sua atuação. Por isso, ligue as antenas e aprenda como se comportar nessas circunstâncias para valorizar ainda mais a qualidade do seu trabalho.

Uma pauta bem elaborada - Sugerir a elaboração de pauta para garantir o bom resultado de uma reunião parece meio sem sentido. Onde já se viu chamar a atenção para um aspecto tão simples da vida corporativa!

Entretanto, muitas reuniões fracassam por falta de pautas bem organizadas. Não dá para aceitar que profissionais importantes adiem a realização de suas tarefas para participar de uma reunião sem ao menos saber dos assuntos que serão tratados.

Ao elaborar a pauta da reunião, estabeleça o tempo que irá consumir com cada tópico e programe o horário de encerramento. Se durante a reunião você perceber que um item vai ultrapassar a duração prevista, terá condições de reorganizar a seqüência pré-estabelecida, reduzindo ou até suprimindo alguns pontos que não poderão ser discutidos.

Você até se surpreenderá durante o planejamento da pauta que muitas reuniões seriam pura perda de tempo, já que os assuntos poderiam ser facilmente resolvidos com telefonemas, conversas de corredores ou trocas de e-mails.

Se você não for o líder e atuar como um dos integrantes do grupo, fique atento à pauta para saber que providências deverá tomar para ter uma ótima participação, contribuindo com informações ou com perguntas adequadas.

Os passos da reunião - Se você for o líder, ao organizar as etapas da reunião tenha em mente que deverá contribuir para o bom desempenho dos participantes, ajudá-los a trocar informações e permitir que tomem as decisões mais acertadas.

Como participante você saberá pela seqüência da pauta o momento apropriado para debater os problemas e o instante certo para sugerir soluções.

Embora não exista um único modelo a ser seguido, já que você deverá se adaptar às circunstâncias de cada evento, esta seqüência simples, com apenas quatro etapas, poderá ajudá-lo a organizar suas reuniões com sucesso:

A) Comece esclarecendo quais são os assuntos
Ao iniciar a reunião, exponha de forma rápida e clara quais as questões que serão debatidas, quais os objetivos a serem atingidos e quais os dados já esclarecidos.

Este é o momento para posicionar o grupo a respeito dos motivos e da finalidade da reunião, contribuindo para que todos tenham uma participação produtiva e os ajudem na conquista dos resultados almejados.

Se você for um dos participantes, preste bem atenção a esses esclarecimentos iniciais para se certificar de que havia compreendido bem seu papel na reunião.

B) Debata os temas
Depois dessa rápida orientação inicial, abra para a discussão do primeiro tema da pauta permitindo que os participantes debatam, aprofundem o problema, levantem e sugiram soluções.

Como participante você deverá estar preparado para contribuir com informações relevantes e fazer questionamentos que ajudem a elucidar os pontos levantados.

C) Tome as decisões
As sugestões que resistiram ao debate deverão compor o conjunto das decisões a serem tomadas. Cuidado para não voltar desnecessariamente ao debate de pontos que já foram esclarecidos e encerrados.

Como participante você deverá colaborar para tornar clara a posição da sua área e mostrar as conseqüências das decisões que serão tomadas. Observe se os seus comentários não estão saindo, sem motivos, da sua esfera de atuação.

D) Recapitule
Chegou o momento de encerrar. Esta última etapa da reunião é uma das mais importantes, pois é a derradeira chance de eliminar possíveis dúvidas ou equívocos. Se descobrir que algum ponto não ficou totalmente elucidado, será possível trazê-lo novamente para o debate.
Saiba como se comportar como líder de uma reunião - Sua atuação como líder será fundamental para o bom resultado de uma reunião. Veja como você deve se comportar para ter um bom desempenho:

• Motive a participação de todos os profissionais

• Acompanhe com atenção as ações dos participantes

• Forneça subsídios para que o debate seja produtivo

• Mantenha a discussão dentro dos limites das questões levantadas e dos objetivos pretendidos

• Mantenha um ambiente descontraído

• Deixe que o grupo se relacione de maneira informal, sem permitir que caiam na vulgaridade

• Suplante as situações delicadas e, de preferência, evite que elas ocorram

• Use a presença de espírito nos momentos apropriados

• Faça perguntas que motivem o grupo a pensar

• Seja pontual para começar e concluir a reunião

• Evite dar opiniões pessoais para não inibir a participação dos outros

• Mantenha a tranqüilidade, a calma, a cordialidade e a tolerância

• Reconheça a importância de cada participante

• Saiba se comportar como participante de uma reunião - Lembre-se de que sua atuação nas reuniões será importante para o seu futuro profissional. Por isso, tenha uma conduta que ajude a construir uma imagem positiva:

• Quando for questionado, responda de maneira firme, convicta e segura

• Fale com voz pausada e audível

• Quando seus conhecimentos e experiência puderem ajudar, peça a palavra sem hesitar

• Não responda a perguntas dirigidas a outros participantes, salvo quando não forem respondidas, e tenha certeza de estar colaborando com sua intervenção

• Restrinja-se a conversar sobre o tema abordado e evite diálogos paralelos

• Ao falar, olhe para todos os participantes, quando ouvir olhe para quem fala

• Não crie antipatias ridicularizando os colegas ou usando ironias desnecessárias

• Se precisar refutar, cuidado para não magoar os grupos participantes. Use "diplomacia", entendendo o ponto de vista contrário

• Não fale sozinho, dê oportunidade aos outros.

Finalmente, não seja ingênuo de pensar que para participar bem de uma reunião precisará falar o tempo todo. Há momentos em que mesmo sem falar é possível ter uma atitude participativa. Se você demonstrar interesse pelos assuntos debatidos, fizer anotações e levantar questões apropriadas, poderá ser visto como alguém envolvido com os propósitos da empresa.