- Meu tempo é quase todo dedicado ao e-mail. Não consigo fazer mais nada!
- O e-mail resolveu meus problemas de
comunicação. Agora tenho tempo para fazer meu trabalho, pois me comunico com
toda a equipe sem sair da sala. Acho ótimo!
Estas duas
frases normalmente são ditas pelas mesmas pessoas. Ora o e-mail é a salvação, a
ferramenta de produtividade, a forma eficaz de comunicação, a maneira simples e
prática de divulgar informações para toda a empresa, a melhor maneira de se
enviar um arquivo grande para alguém que precisa dele. Ora ele é taxado de
pesadelo por ser fonte de desperdício de tempo quando se recebe tanta coisa
inútil, ou várias cópias de uma mesma mensagem (da qual você já tinha
conhecimento), por estar mal redigido e quase incompreensível, por recebermos
informações que não nos interessam ou porque seu endereço eletrônico foi
incluído de novo naquela corrente (mande cópia para dez amigos, senão…)
O fato é que ele é a forma mais
dinâmica, rápida e eficaz de comunicação surgida nos últimos anos, e veio para
ficar. Então, que tal tirar proveito e usá-lo como aliado?
Algumas idéias, se postas em prática,
podem nos ajudar a usar o correio eletrônico de uma maneira mais segura, eficaz
e agradável:
1. Só leia o que for de seu
interesse. Delete imediatamente aqueles assuntos que não lhe dizem respeito,
quer seja verificando pelo assunto ou na leitura das primeiras linhas.
2. Devolva ao remetente e-mails
internos que recebe regularmente se os mesmos não lhe acrescentam nada.
Cuidado ao fazer a mesma coisa com e-mails de fora da empresa, pois muita gente
compra malas diretas que não fornecem a lista de endereços (o envio é feito pelo
vendedor), e quando você responde eles ficam conhecendo o seu em particular, e o
incluem numa nova mala…
3. Redija seus e-mails da mesma
forma que gostaria de recebê-los: concisos, objetivos e de leitura rápida.
Muitas pessoas deixam para ler depois o que lhes parece maior e mais complexo. E
podem não fazê-lo a tempo de tomar alguma ação que você pedia, ou simplesmente
esquecerem deles e deletá-los dias depois.
4. Organize suas caixas de entrada
e saída de forma a acessar e consultar seus arquivos de e-mails com mais
facilidade e simplicidade.
5. Não mande um e-mail esperando
respostas imediatas, não marque uma reunião para daqui a 1 hora por e-mail,
não cobre na hora do almoço respostas a e-mails mandados pela manhã. O
destinatário pode ter tido uma reunião fora da empresa, ou estava fechando um
contrato com o cliente, ou ainda ter se atrasado no trânsito ou outro
imprevisto. Nestes casos telefone ou celular funcionam muito melhor.
6. Uma pesquisa do Ferris Research
mostrou que nos Estados Unidos o tempo dedicado por gerentes e profissionais
para tratamento de e-mails subiu de 1h15min em Dezembro de 1998 para 2h em
Dezembro de 2000. Cuidado, pois o mesmo pode estar acontecendo no Brasil, e
a tendência dessas pessoas vai ser fazer uma triagem de sua caixa postal e se
livrar rapidamente de tudo que parece não interessar, usando critérios como
assunto, tamanho da mensagem, forma de apresentação do texto e até estilo de
redação inadequado (está confuso, não entendi? deleto).
7. De minha experiência pessoal
com e-mails e ouvindo depoimentos de outras pessoas acredito que se o campo
"Assunto" for bem escrito, com clareza e grande concisão, e ainda assim
informativo, estes serão lidos antes dos outros. Mais, se o tempo for
apertado, só serão lidos e respondidos os que já trouxerem um precioso resumo
naquele campo. Evito ou simplesmente deleto e-mails com assuntos do tipo "de seu
interesse", "para você ", "leia com atenção" ou "Re: Re: Re: xxxxxxxxx".
8. Ao enviar vários arquivos
anexados, recomenda-se mandar mais de um e-mail, cada um contendo alguns desses
arquivos. Isto faz com que as mensagens sejam menores, gastem menos tempo
para serem recebidas, diminui o risco de a pessoa que está recebendo cancelar o
recebimento porque o anexo é muito grande, e permite a retransmissão de apenas
uma parte se houver qualquer problema na recepção.
9. Entrevistas em revistas que
tratam do tema citam que num ambiente de trabalho é comum se receber de 20 a 50
e-mails por dia. A maior parte dos entrevistados, entre outras
recomendações, diz que reserva uma parte da manhã e outra à tarde para
respondê-los, que busca ser objetivo e direto em suas respostas, mesmo porque o
volume não permite muitas divagações, floreios e estilo rebuscado (é só um
e-mail de trabalho, não uma peça literária…), que joga fora sem ler toda e
qualquer publicidade e que se sente usado quando fica recebendo cópias de
discussões entre outras pessoas (parece que querem que eu tome partido de uma
delas!).
10. Finalmente, certifique-se que
o uso do e-mail é o mais adequado para aquilo que você pretende comunicar ou
enviar para seus destinatários. O correio eletrônico é extremamente útil e
indispensável, mas pense também em alternativas como uma conversa por telefone,
o velho e tradicional fax, uma correspondência pessoal, ou mesmo uma conversa ao
vivo na sala de seus companheiros de trabalho ou durante o almoço. Quem sabe se
por vezes não se consegue mais resultados frente a frente, olho no olho durante
uma conversa do que com uma fria mensagem na tela do computador?
Fonte:
Material retirado do seminário Planejamento,
Organização do Trabalho e Gestão do Tempo na Era da Informação do instituto MVC
