O correto gerenciamento do tempo é, mais do que resultado de uma postura empresarial, um elemento importante no combate ao desperdício e aos custos, dentro de uma instituição voltada para os negócios.

        Confira a análise de Luiz Aurélio di Pietro o diretor de Recursos Humanos da 3Com. A sua avaliação, com base em sua experiência profissional no comando das relações de pessoas, foi inserida depois de cada bloco de perguntas e respostas.

        Você Organiza Bem o Seu Tempo
        Total de respostas: 2.698

        1) Você tem por hábito fazer uma lista diária de tarefas?
        - Nunca; eu confio na memória (40,73%)
        - Às vezes, mas só quando o dia é atribulado (41,51%)
        - Quase sempre, porque a memória pode falhar (17,75%)

        Luiz Aurélio di Pietro: A desorganização sem dúvida traz custos para as empresas. A maneira que encontramos para lidar com isto, na 3Com, foi implantar a administração por objetivos. São definidas as linhas mestras de planejamento e de estratégia, e cada pessoa tem uma lista de atividades que chamamos to-do-list (lista de afazeres). Estão incluídas aí as atividades diárias, mas é evidente que novas tarefas podem surgir, de modo imprevisto – é o que apelidamos de "incêndios". Quando ocorrem essas situações, é preciso parar o que se está fazendo para resolver o problema, mas todos sabem que estão apenas temporariamente se distanciando da atividade macro.

        Todos os funcionários são avaliados por desempenho, de modo que se um não atingir o objetivo, estará fazendo com que a empresa não atinja, por sua vez, o seu objetivo.  Portanto, planejamento é uma postura essencial, dentro da 3Com, e acredito que seja essencial para qualquer empresa.

        2) Você dedica horários específicos do dia para responder e-mails e recados?
        Sim, e no resto do dia não interrompo atividades para fazer isto (66,88%)
        Não; respondo à medida que chegam as mensagens (33,11%)

        Luiz Aurélio di Pietro: Acredito que a comunicação é tão importante que o telefone e o computador acabam se tornando como que uma extensão dos sentidos do nosso corpo: conseguimos ver, ouvir e falar ao mesmo tempo; da mesma forma, é possível trabalharmos enquanto atendemos um telefonema ou lemos uma mensagem de e-mail. Trabalhar, atualmente, significa mais que tudo conversar. Por isto acho que o ideal é que se faça micro-paradas no trabalho para ler mensagens e respondê-las. Não creio que se comunicar seja fator de perda de tempo ou de desorganização.

        Se houver necessidade de dedicação total a uma tarefa, o que fazemos na 3Com é reunir a equipe que não pode ser interrompida em uma sala sem telefones e sem computador. Mas, cada um, ao voltar, tem que ver seus recados e verificar se não há alguma solicitação urgente.

        Concordo que as empresas têm, ultimamente, solicitado mais de cada funcionário, mas a adaptação é rápida, e as pessoas são capazes de assumir cargas maiores de trabalho e compromissos.

        3) Seu local de trabalho é:
        organizado – sempre sei onde cada coisa está (19,64%)
        suficientemente organizado – às vezes me perco (55,46%)
        uma bagunça – mas não sei me comportar de outra forma (24,88%)

        Luiz Aurélio di Pietro: A bagunça é sem dúvida um dos maiores problemas geradores de perda tempo. O trabalho organizado pelo sistema "house-keeping", inventado pelos japoneses, é a saída, na minha opinião: você deixa o ambiente organizado e pronto para ser utilizado por qualquer outra pessoa, sem perigo de haver descontinuidade do trabalho.

        Ainda mais hoje, com o computador, que já é intrinsecamente uma ferramenta organizada, as pessoas usam menos papel. E, mesmo com menos papel, há mais informação circulando. Se o funcionário não conseguir manter o seu computador organizado, vai sofrer muito.

        4) Aprendi a delegar tarefas.
        Certo.
        Assim o trabalho é feito e todos ficam felizes porque participam (35,69%)
        Mais ou menos.
        Só mesmo quando não consigo fazer é que delego (38,63%)
        Errado.
        Se não há supervisão muito próxima, o trabalho não sai (25,66%)

        Luiz Aurélio di Pietro: O processo de delegação é diretamente proporcional ao processo de comprometimento. E isso se aplica a qualquer nível hierárquico. O chefe que usa a antiga forma de controlar o funcionário está gastando tempo desnecessariamente. Devia era fazer um "coaching" adequado, estimulando os funcionários, em vez de seguir esse conceito antigo de supervisão.

        5) Se você é obrigado a deixar um projeto de lado por falta de tempo
        Sente-se culpado e pensa nele constantemente (55,28%)
        Pensa em pedir mais funcionários para ajudar (13,73%)
        Não se preocupa porque fez o que pôde (19,56%)
        Não se preocupa; seu conceito com o chefe é excelente (11,41%)

        Luiz Aurélio di Pietro: Aquele que deixa projetos de lado por falta de tempo não está cuidando do seu tempo e não está vendo que precisa pedir ajuda. O processo ideal é o de "cross-functional", ou seja, as pessoas em funções diferentes ajudam umas às outras em prol de um objetivo coletivo.

        Ficar isolado em sua área desgasta, angustia e faz com que a pessoa perca tempo.  É claro que em determinados momentos entra a questão da priorização e da necessidade de atender "incêndios", mas nesses casos o bom-senso ajuda a situar a emergência dentro do planejamento global.

        6) Sua decisão sobre o que é prioridade se baseia em:
        Definição prévia de metas e prazos (40,14%)
        Resposta sob demanda (38,12%)
        Ceder a quem grita mais alto (21,73%)

        Luiz Aurélio di Pietro: Se o grupo trabalha por objetivos, não faz sentido algum gritar mais alto. Mesmo nas emergências, o importante não é quem pede nem quem grita, mas a necessidade de resolver a situação que compromete os objetivos.

        Todas as pessoas são diferentes. E o relacionamento delas faz surgir problemas que são sempre diferentes. Claro que é preciso ter uma certa flexibilidade para que a convivência seja boa, mas com objetivos claros não há muito com que se preocupar.

        7) Sua resposta imediata para um novo pedido de trabalho é sempre:
        Sim; todo mundo gosta de pessoas prestativas (47,42%)
        Talvez; primeiro quero saber se está dentro do planejamento (35,03%)
        Não; eu sou organizado e exijo que as pessoas também sejam (17,53%)

        Luiz Aurélio di Pietro: Eu fiz a Fundação Getúlio Vargas (turma de 1985), e sempre me lembro de um professor que eu tive lá. Ele ensinava o seguinte: "Se você tiver que dizer sim, fale alto e claro. Se você tiver que dizer não, pense cinco vezes antes."

        Acho que dizer sim é sempre uma atitude válida. Mas é preciso analisar se é possível dizer sim. Mas ainda que não seja, é preferível nunca dizer a palavra não. Negue sem dizer não. Diga meio sim. E justifique apelando para os compromissos existentes com os objetivos que foram traçados.

        8) Você dorme o necessário todas as noites.
        Sim – consigo manter até a vida pessoal organizada (36,87%)
        Às vezes – tanta coisa acontece a cada dia (63,12%)
        Quase nunca – sou uma pessoa ocupada (0%)
        Nunca – não consigo relaxar (0%)

        Luiz Aurélio di Pietro: Se uma pessoa consegue equilíbrio entre a sua vida profissional e sua vida pessoal, conseguirá com certeza ser melhor nas duas. Quem consegue descansar, dedicar tempo com atividades fora do trabalho para interagir com a família, interagir com a sociedade, estará certamente se recarregando para ser uma pessoa mais criativa e mais produtiva.

        É hipócrita elogiar o fulano que trabalha todo dia 12, 14 horas, que é um incansável. Porque esse funcionário não está vivendo equilibradamente, e pode não estar sendo produtivo como os que descansam e vivem a vida fora da empresa nos períodos adequados. As empresas todas estão passando por um processo de mudanças, atualmente. Vai chegar um tempo em que o equilíbrio entre trabalho, o lazer e a vida social vai ser automático. Aí teremos trabalhadores mais produtivos, mais criativos e mais felizes.
 

        Fonte: Jornal Carreira & Sucesso