Nunca, mas nunca mesmo, confie que "mais tarde vou precisar deste e-mail, e será somente pegar na minha Caixa de Entrada...". Veja como Outlook funciona:

        Cada pasta (Caixa de Entrada, Caixa de Saída, etc), reside em um único arquivo com a extensão .dbx, que pode ser localizado da seguinte maneira no seu computador:

        Aponte com o mouse para a pasta, clique com o botão direito e escolha "Propriedades", ou selecione a pasta e pressione ALT + ENTER; na janela que se abre a uma indicação do local, geralmente da forma:

        "c:\...Dado de aplicativos\Identities\{C6D0EFBB-E29..8A03}\Microsoft\Outlook Express\Caixa de entrada.dbx

        Todos os e-mails (inclusive os anexos) desta pasta estarão dentro deste arquivo, é ela que você deve fazer uma cópia (backup) se precisar mudar de computador ou mesmo salvar para uma emergência. Mas preste atenção! Se tiver muitos e-mails este arquivo pode ser muito grande e não caber em um disquete!

        Portanto evite guardar os e-mail com anexos, mesmo aquele documento que você deixou para ler mais tarde. Procure salvar os anexos em outro lugar de seu disco e apagar os e-mails com anexos. Se precisar guardar um e-mail que tenha um documento ou uma foto anexada, lembre-se que o tamanho desse anexo será adicionado ao arquivo . dbx.

        Uma boa dica é procurar compactar as pastas, isto reduz um pouco o seu tamanho e deixa o programa mais rápido.

        Veja agora como compactar e fazer backup dos seus e-mails:

        1 - Selecione uma pasta de e-mail.
        2 - No menu Arquivo, aponte para Pasta e clique em Compactar.
        3 - Para fazer backup da pasta, localize o arquivo da pasta copie-o para uma pasta de backup, para um disquete ou para uma unidade da rede. Lembre-se, as pastas de e-mail do Outlook Express possuem a extensão .dbx (por exemplo, "Itens enviados.dbx").

        Observações

        ¤ Alguns arquivos de mensagens são grandes demais para backup em um disquete.
        ¤ Se você estiver usando um programa diferente do Outlook Express para enviar mensagens de e-mail, verifique a documentação do programa de e-mail para obter informações sobre como compactar e excluir pastas de e-mail.
        ¤ Para tudo há um limite, assim como a capacidade do programa Outlook em gerenciar uma grande quantidade de mensagens; por exemplo deixar mais que 100 mensagens na "Caixa de Entrada", torna o Início do programa, o acesso a estas mensagens e o encerramento do programa muito mais demorado.
        ¤ Apague as mensagens que não interessam, elas ficam tomando espaço

        Fonte: Secretaria Geral de Informática - UFSCAR