Que causas levam um grande número de profissionais a lidar de forma não assertiva no planejamento de seu trabalho?
É comum no cotidiano empresarial a presença de situações onde o acúmulo de tarefas leva à procrastinação. O que poderia ser realizado hoje fica para amanhã, ou para semana que vem. Metas importantes e decisivas, ligadas aos negócios da empresa, são relegadas a segundo plano.
A justificativa para tal fato quase sempre é a "falta de tempo". Para alguns, o dia deveria ter 26 ou até mesmo 30 horas! É angustiante e desgastante, para qualquer ser humano, chegar ao final da tarde e perceber que quase nada de produtivo foi realizado.
Perguntas tais como "o que eu fiz hoje?" ou "o que eu deixei para amanhã" sempre incomodam àqueles que têm como responsabilidade gerar resultados.
Como transformar procrastinação em ação?
Antes de mais nada, é necessário uma boa dose de humildade para reconhecer que precisamos aprender e mudar. E, ainda, a conscientização de que podemos e somos capazes de rever hábitos e atitudes.
A ação de planejamento inicia-se com a predisposição e o esforço diário na organização e prioritização de tarefas a realizar.
Uma pessoa determinada a mudar hábitos leva alguns meses para adquirir um novo comportamento. Pesquisas indicam que um bom percentual dos que tentam mudar acabam voltando à forma anterior de conduta.
Maria Rita Gramigna, diretora da RMG, acredita que nada é impossível quando há vontade. Seu desafio vai para aquelas pessoas que, como ela, desejam parar de reagir, passando a agir frente às situações que exigem planejamento pessoal.
Etapa I
A lista abaixo contém 42 atividades que fazem parte da rotina empresarial. (Estas são as mais comuns, mas, você pode personalizá-la para sua própria realidade). Dentre elas, marque as 15 que mais tomam seu tempo:
1. Atendimento a telefonemas
2. Emissão de telefonemas
3. Reuniões na empresa
4. Reuniões com clientes
5. Espera por ser atendido
6. Deslocamentos empresa-clientes
7. Atendimento a outros profissionais da sua empresa
8. Atendimento a clientes externos
9. Redação de correspondências internas
10. Uso do correio interno do computador
11. Emissão de fax ou e-mails
12. Pesquisas na Internet
13. Redação de propostas para clientes externos
14. Elaboração de projetos
15. Despacho de correspondências
16. Planejamento e projeções financeiras
17. Pesquisas de preços
18. Orçamentos para clientes
19. Organização do seu armário
20. Organização da sua mesa de trabalho
21. Organização de seus arquivos
22. Criação de novos instrumentos de controles internos
23. Leitura de revistas e jornais periódicos
24. Leituras técnicas
25. Criação de novos serviços
26. Criação de novos produtos
27. Participação em treinamentos externos
28. Participação em treinamento internos
29. Participação em palestras
30. Controle diário da agenda (pela manhã)
31. Controle diário da agenda (final da tarde)
32. Visitas a outros setores da empresa
33. Negociações com sua equipe de trabalho
34. Consulta de saldos e extratos pelo telefone ou computador
35. Orientação de trabalho a colegas
36. Permanência em fila de bancos ou caixa eletrônicos
37. Viagens a trabalho
38. Almoço com clientes
39. Paradas para cafezinho
40. Consultas médicas ou odontológicas
41. Outras situações (oficina mecânica, eletricista, marceneiro, etc.)
42. Atividades relacionadas à família (reuniões de pais e mestres em horário comercial, etc.)
Etapa II
Priorize sua marcação, listando os números escolhidos de acordo com o tempo destinado a cada atividade.
Etapa III
Analise cada item, de acordo com as categorias de prioridade:
Urgentes – são aquelas atividades/tarefas que devem ser resolvidas logo pela manhã ou no início da tarde, permitindo mais tempo de dedicação às importantes.
Importantes – são aquelas ligadas às metas e ao negócio. Devem merecer atenção especial, pois delas depende a sobrevivência de sua empresa no mercado.
Agora verifique como você se posicionou na priorização de suas tarefas. Em quais conjuntos de tarefas você está centrado – nas
urgentes, ou nas importantes?
Há uma tendência em nos apegarmos àquilo que mais gostamos de fazer, deixando para depois o que nos desagrada. Se você está incorrendo nesta atitude, ela poderá ser modificada se você começar a usar corretamente um instrumento pessoal: a agenda.
O hábito de usar controles pessoais (agenda ou outra forma específica) é
indispensável. Para algumas pessoas, a manhã é o horário crucial do dia para estabelecer prioridades de acordo com a urgência/importância. Já outras pessoas preferem fazer isso na noite anterior, para já começar o dia de maneira organizada. De qualquer maneira, em todo final de tarde é necessário verificar o que foi cumprido e registrar o que ficou para o dia posterior.
O simples ato de visualizar um trabalho realizado já traz satisfação e estimula a automotivação para superação de metas pessoais.
Como delegar
No caso de você perceber que está acumulando muitas atividades, poderá lançar mão de outra estratégia: a delegação.
O processo de delegação é muito confundido com repasse de responsabilidades para outras pessoas. Na realidade, é necessário estabelecer critérios e observar alguns cuidados ao delegar.
Alguns princípios básicos servem de elementos norteadores para a delegação, dentre eles:
1. Lembre-se: a responsabilidade final pelos resultados é sempre de quem delegou.
2. Verifique se a pessoa escolhida sabe fazer o que foi solicitado. Caso contrário, ela deverá ser orientada.
3. Profissionais motivados apresentam melhores resultados e maior comprometimento. Passe as tarefas em forma de metas-desafio. Estimule e qualifique o potencial da pessoa escolhida. Dê as informações e os instrumentos necessários para o bom desempenho.
4. Coloque-se à disposição para ajudar, caso seja necessário.
5. Avalie os resultados e dê feedback.
6. Mantenha sua equipe informada sobre o andamento das metas.O trabalho em equipe é uma realidade hoje. A maximização do esforço coletivo dependerá da maneira como você forma sua imagem junto aos seus colaboradores.
O grande desafio, o maior desafio que se apresenta a todos nós, profissionais na era da qualidade, diz respeito à mudanças de atitude.
Ninguém questiona a importância do planejamento e da organização do trabalho. É necessário sim:
Sair do papel e partir para a prática.
Agir no lugar de reagir.
Raúl Candeloro
Raúl Candeloro é palestrante e editor da revista VendaMais®, além de autor dos livros Venda Mais, Negócio Fechado e Correndo pro Abraço. Responsável pelo site VendaMais®.
