Faça sempre um check-list (relação de providências) para que a reunião seja perfeita.

• Pauta da Reunião: verifique qual será o assunto, quem serão os participantes, o local, data e horário em que a reunião será realizada.
• Envie comunicação por escrito com todos os dados sobre a reunião (data, local, horário...) para todos os convocados.
• Solicite confirmação de presença.
• Veja a necessidade de se providenciar relatórios, gráficos, cópias de documentos, etc.
• Providencie uma pasta para guardar todo material para a reunião.
• Prepare a sala da reunião. Se for fora da empresa, confirme com antecedência a reserva.
• Verifique se o local está devidamente limpo, claro e arejado.
• Providencie: mesas, cadeiras, blocos de papel, canetas, lápis, transparências, cinzeiros, água, café, copos, aperitivos, etc.
• Em caso de seminários em que as pessoas não se conheçam e está incluído um almoço ou jantar, providencie cartões indicativos dos lugares para os participantes.
• Outros equipamentos: projetor de slides, retroprojetor, vídeo, telão, flip-chart, microfone, etc.
• Verifique a infra-estrutura do local (localização e estado das tomadas, mesas auxiliares, existência de cortinas ou persianas para escurecer o ambiente e projetar o filme, slide ou transparência, etc..).
• Convoque o pessoal de apoio (recepcionistas, técnicos, garçom...).
• Faça uma vistoria geral  no local da reunião após o seu término.
• Providencie a devolução, se necessário, dos equipamentos ou objetos utilizados.
• Arquive todos os documentos utilizados na reunião.

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