Em toda empresa, existe um grande volume de documentos que precisam ser conservados de uma maneira organizada para serem localizados com facilidade.

        Essa é a função do arquivo.

1 - Um arquivo deve ter:

a) Simplicidade: o arquivo deve ser simples para que outras pessoas possam consultá-lo com facilidade.

b) Flexibilidade: adote um método que permita expandir o arquivo, sempre que aumentar os documentos a serem arquivados.

c) Acessibilidade: um arquivo bem organizado colabora para que qualquer consulta seja perfeita e com exatidão.

d) Uniformidade e disciplina: organize seu arquivo de maneira uniforme e homogênea para facilitar a consulta.

2 - Para que você possa selecionar os documentos que devem ser arquivados, você deve conhecer a natureza e a finalidade do arquivo.

3 - É recomendado que, de tempos em tempos, geralmente num período de um ano, faça-se uma análise dos documentos arquivados para verificar a necessidade de mantê-los guardados.

4 - Evite, sempre que possível, arquivar mais de uma cópia do mesmo documento.

5 - O sistema de arquivamento deve ser escolhido de acordo com o volume, a freqüência de consultas e o tipo de material a ser preservado.

6 - Você pode organizar um arquivo, classificando-o por:

a) nomes de pessoas;

b) nomes de empresas;

c) assuntos ou temas;

d) nomes de lugares;

e) ordem de chegada do documento ao arquivo ( cronológica);

f) uma combinação dos itens anteriores;

g) outra forma qualquer que facilite o seu usuário a encontrar as informações rapidamente.

7 - Para evitar erro no arquivamento, quando o volume de pastas for grande, é indicado o método numérico, acompanhado de um índice.

8 - Organize-se de uma maneira para que diariamente por 15 minutos (de preferência na ausência do seu executivo), você cuide do arquivo.

 

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