A comunicação por e-mails é prática e muito rápida mas nem sempre a solução adequada para determinados casos. Antes de enviar um, pense se não é o caso de discutir o assunto em uma reunião ou videoconferência (se for muito longo), em um almoço de negócios (se for mais intrincado) ou até mesmo em um telefonema (se for delicado). E-mails, por definição, devem ser mensagens curtas e simples.

Mensagens curtas não quer dizer telegráficas: uma saudação e assinatura ainda são necessárias no início e fim dos e-mails. Assim como ninguém chega a um local e já sai falando sem cumprimentar, não há motivo para se fazer o mesmo no correio eletrônico.

Se sua resposta for longa, convém "quebrá-la" em várias partes para ser melhor compreendida.

Abreviaturas: algumas são óbvias e de uso corrente. Porém, evite usá-las em exagero, principalmente com quem você não tem intimidade. Emoticons são engraçadinhos mas também devem ser evitados no campo profissional ou em mensagens mais formais. Muita gente ainda não está familiarizada com eles (estão sempre surgindo novos) e se atrapalha bastante na hora de decifrá-los. Poupe seu interlocutor.

Attachments (arquivos anexados ou "atachados"): use e abuse. Eles são ótimos para enviar listas, planilhas, gráficos, imagens e tudo o que puder ser "retirado" do texto sem que ele perca o sentido. Poupa tempo na outra ponta, e evita que se abra um longuíssimo e-mail em um momento pouco propício.
Em tempo: imagens e/ou mensagens eróticas e/ou engraçadinhas não devem ser enviadas para ambientes profissionais a não ser que se avise claramente o seu conteúdo. Justamente para que seu colega ou amigo não as abra inadvertidamente e fique em uma saia justa.

Ao repassar uma mensagem, tenha o cuidado de digitar algumas palavras ao novo destinatário. Apertar simplesmente o botão do "forward" demonstra, além de preguiça, uma clara falta de consideração.

Deveria ser óbvio, mas não é: não repasse piadinhas indiscriminadamente. Nem correntes religiosas, nem avisos de vírus. Este tipo de coisa abarrota a rede de lixo além de ser pra lá de inconveniente.

E por falar em lixo: limpe o seu sistematicamente. Principalmente nos casos de Intranet, faz a maior diferença: agiliza a comunicação (e aumenta a produtividade de fato) além de ser um claro sinal de civilidade cibernética.

Cópias: ao mandar um e-mail com cópia a regra é mais ou menos igual à da comunicação escrita: informações gerais devem seguir para o superior na hierarquia da empresa com cópias para os demais. Se for uma mensagem específica para determinado departamento segue para o chefe da seção em questão com cópia para o presidente da empresa.

Vários destinatários: selecione os mais importantes na hierarquia da empresa e coloque-os por ordem alfabética no campo "destinatário" os demais, seguem no campo "com cópia" também por ordem alfabética.
- cco (com cópia oculta) ou bcc (blind copies): ao mandar uma mensagem com bcc, coloque o seu endereço no destinatário e o grupo em bcc. Desta forma, seus amigos ou clientes não saberão se a mensagem foi enviada para duas, vinte ou duzentas pessoas. É infinitamente mais delicado. É muito desagradável (além de uma indiscrição) ler uma imensa barra de rolagem de endereços eletrônicos antes de qualquer texto.

E-mails devem ser respondidos. Pelo menos 99%. Faça-o nem que demore alguns dias. É claro que você saberá estabelecer as prioridades e respondê-los na ordem. Também não adianta entrar em crise e querer acompanhar a agilidade da máquina pois é impossível. Mas é bom se organizar para dar conta da correspondência eletrônica sem atropelos. Deixar de responder a um e-mail corresponde a ignorar um telefonema.

Assim como é importante responder a um e-mail, não se deve cobrar uma resposta. Pelo menos até 48 horas. Nada de mensagens de reforço perguntando se "recebeu" a anterior. É uma pressão desnecessária e desagradável. Lembre-se que as pessoas podem estar longe do computador na tarde em que você enviou sua mensagem, podem ter ficado um dia fora do escritório, e podem simplesmente não ter aberto o computador nas últimas 24 horas. Acontece mais do que se imagina. Portanto, ao enviar uma mensagem, dê um tempo real de resposta. Lembre-se que quem as digita é a pessoa e não a máquina.

Convites por e-mail: se o evento for uma reunião informal na sua casa ou um evento comercial como o lançamento de um livro não há problema em mandar um e-mail. Mas com a antecedência necessária para que chegue, o destinatário abra e possa se organizar para comparecer. Mandar na véspera, denota falta de organização por parte de quem manda e de consideração para com o convidado. Convites para casamentos e outros encontros formais não devem ser mandados por e-mail.

iG-mail - Claudia Matarazzo

Jornalista e autora de livros sobre comportamento na internet