A Superprodutividade exige a prática dos “4R’s”. Assim, os diretores deveriam botar no papel e fazer o acompanhamento regular dos 4R’s na empresa.

Os gerentes e chefes de departamento, notadamente aqueles das áreas Comercial e de Vendas, deveriam botar no papel e fazer o acompanhamento regular das suas respectivas áreas ou departamentos.

Além disso, cada profissional, principalmente Vendedores e Representantes, deveriam também ter por escrito e fazer o acompanhamento regular dos seus próprios 4R’s.

Cada nível deve praticar seus próprios 4R’s para que todos consigam sucesso.

1) Responsabilidades
Aquilo pelo qual o profissional responde integralmente, seja em seu nome ou em nome da empresa. Há responsabilidades inerentes e específicas ao tipo de função e cargo exercidos. Se é chefe, naturalmente irá responder também pelas ações de outras pessoas sob seu comando, mas isto não exime subordinados de suas responsabilidades individuais.

Portanto, temos responsabilidades de vários níveis e abrangências. O chefe-geral de Vendas, que pode ter um cargo de Diretor Comercial, Gerente Nacional de Vendas ou outro qualquer (as estruturas responsáveis por vendas acabam produzindo cargos diferentes de empresa para empresa), tem responsabilidades amplas em termos de:

a) Domínio de mercado.
b) Estruturação de equipes.
c) Aumento constante da produtividade das equipes. d) Enfrentar a concorrência.
e) Metas, etc.

Independentemente do cargo em si, suas responsabilidades são definidas por descrições amplas. Já as pessoas de Vendas que atuam em campo, sejam vendedores ou representantes, têm responsabilidades também amplas, porém referentes aos mercados, territórios específicos ou carteira de clientes. Exemplos:

• Vendedor é responsável por obter novos clientes na sua região ou área de atuação.
• É responsável por manter os clientes da sua carteira atual comprando regularmente.
• É responsável por informar corretamente os clientes sobre os produtos e serviços da empresa.
• É responsável por manter-se atualizado sobre o mercado e ações da concorrência no seu território, trazendo estas informações para a chefia.
• É responsável por informar-se sobre lançamentos, promoções e política da empresa em que trabalha.
• É responsável pela satisfação total do cliente, pela boa imagem e sucesso da empresa que representa.
• É responsável por participar ativamente de campanhas institucionais/promocionais patrocinadas pela empresa.
• É responsável pela qualidade do seu trabalho e pelo aumento da sua produtividade pessoal.
• É responsável pela qualidade de atendimento durante e após a venda, etc.

2) Rotinas
As rotinas de vendedores, por sua vez, devem ser também escritas. Devem conter itens que sistematizem todas as tarefas necessárias para cobrir as responsabilidades, incluindo Prospecção de Novos Clientes e Visitas a Clientes Atuais e Inativos.

Na verdade, essas rotinas devem cobrir suas responsabilidades sem deixar lacunas. Exemplos:

• Fazer telefonemas de prospecção de clientes às segundas-feiras, a fim de poder visitá-los durante a semana.
• Fazer a agenda de visitas sempre às segundas, depois de ter ligado aos prospects.
• Produzir diariamente um relatório sintético de visitas, preferencialmente após cada visita.
• Consolidar e encaminhar esse relatório à empresa no final do dia.
• Conhecer o cronograma de trabalho do seu setor sempre às segundas-feiras, na primeira hora.
• Estar presente na reunião da equipe de Vendas a cada ‘x’ dias para fazer um balanço do andamento.
• Bimestralmente, fazer uma análise do mercado com o resto da equipe, etc.

3) Realizações
As realizações são os aspectos descritivos dos trabalhos importantes que todos temos ou queremos realizar ou concluir dentro de um certo período. Para os profissionais de Vendas, recomenda-se que cada um acompanhe isso tri, bi, mensal e semanalmente.

Ou seja, os profissionais deveriam ter uma visão prospectiva da semana, mês, dois e três meses. Assim, poderiam prever suas realizações profissionais. Alguns autores de livros sobre Produtividade chegam a dizer que realização é um estado emocional do indivíduo ou equipe, que realiza algo especial para si num prazo e, com isso, sente-se realizado!

Tais realizações devem ser previstas, planejadas e executadas dentro de um prazo pré-determinado. São uma espécie de Metas Não Numéricas. Exemplos simples de previsão:

• Nesta semana, lerei o texto do assunto tal.
• Neste mês, terminarei a reforma da minha casa.
• Neste final de semana, sairei com a minha família para passear.
• Farei um curso de especialização.
• No próximo mês, participarei de um evento relacionado à minha área de atuação.
• No ano que vem, viajarei nas férias, etc.

Importante: realizações não são números. Devem ser fatos concluídos, coisas acabadas. Coisas que, quando prontas, deixam o profissional (ou a equipe) satisfeitos com o resultado.

Nesse item de realizações, o profissional pode definir suas metas de modo realista (aquilo que ele realmente acredita que pode fazer para o período), mas pode também puxar para a melhoria da produtividade pessoal. Nesse caso, ele define, além de suas metas, suas SUPERMETAS (aquilo que ele sabe que vai ser difícil para o período, aquelas coisas extras que gostaria de fazer e vai sempre protelando, enfim, extras). Deve-se incluir, na lista diária, alguma ação capaz de aproximá-lo das metas a longo prazo. Isto facilitará e manterá o profissional programado e mais perto de realizar suas metas.

O profissional deve pensar também em algum prêmio que dará a si próprio quando vencer o período e ele verificar (avaliar) o quanto progrediu no atingimento das Supermetas. Todo chefe de Vendas deveria ter a lista de Realizações que pretende concretizar, pactuá-las com sua diretoria e monitorar seu próprio progresso. Todo Vendedor e todo Representante deveriam ter também a sua lista pessoal de Realizações que pretendem concretizar, pactuá-las com seu chefe e fazer a monitoração do seu próprio progresso.

4) Resultados
Resultados são números. Ao lado das realizações, os vários níveis da empresa devem definir os números que esperam atingir por períodos. Assim, surgem as previsões de números – da empresa como um todo, da área de Vendas, de cada região, de cada equipe e de cada Vendedor/Representante individualmente. É o complemento da Realização em termos de Metas (e até Supermetas). Os resultados são os objetivos concretizados a partir de um cuidadoso planejamento estratégico/estatístico.

Quando alcançados, os resultados (em termos de Metas) fazem o crescimento empresarial, departamental e profissional. Já o não atingimento dos resultados traz efeitos muito ruins e, às vezes, desastrosos para todos os níveis, podendo causar perda de lucratividade e prejuízo para a empresa, aumento de custos e redução de despesas para a área comercial/vendas e, até mesmo, corte de verbas e substituição de Representantes e Vendedores...

Os números talvez não sejam a coisa mais importante para a empresa, mas – sem dúvida -, são as ferramentas de avaliação do mundo dos negócios! Alguns exemplos de resultados para Vendedores, Represen-tantes e Chefes-Gerais de Vendas:

• Este mês vou conquistar seis novos clientes.
• Pretendo fechar 100 vendas por mês.
• Hoje quero fazer 22 telefonemas de abertura de novos clientes.
• Por dia, vou visitar 10 clientes potenciais, definidos por área geográfica.
• Nesta quinzena, vou realizar 15 visitas aos clientes que já trabalham com a empresa.
• No próximo semestre, vou superar a marca recorde de 2000 pedidos.
• Neste semestre, quero dobrar a produtividade das equipes de vendas.
• Na próxima quinzena, cada equipe deve recontatar/reativar pelo menos 2 clientes por segmento.
• Pretendo em 90 dias estar visitando regularmente também a Região Norte, com a obtenção de pelo menos 10 pedidos, etc.

Prof. Augusto Nascimento
Consultor de Marketing